Czym jest CRM dla nieruchomości (i czym się różni od zwykłego)?

CRM dla nieruchomości to system zbudowany wokół tego, jak naprawdę działają firmy z tej branży: nieruchomości, ludzie, którzy ich szukają, i agenci, którzy łączą jednych z drugimi — a wszystko to zmienia się jednocześnie.

To właśnie odróżnia go od zwykłego CRM-u — i to różnica w strukturze, a nie w liście funkcji.

Dlaczego zwykłe CRM-y mają tu problem

Standardowy CRM odwzorowuje szansę sprzedaży przechodzącą przez etapy: lead, kwalifikacja, oferta, wygrana. Jeden rekord, jedna ścieżka.

W nieruchomościach to tak nie działa:

• Kupujący nie interesuje się jedną rzeczą. Ma wymagania — lokalizację, budżet, metraż, stan — które pasują do wielu ofert i zmieniają się w czasie.
• Jedna nieruchomość ma wielu zainteresowanych jednocześnie. Prezentacje, propozycje i łańcuch zależności.
• Ta sama osoba może być po obu stronach. Sprzedaje jedno mieszkanie, kupując inne.
• Relacja trwa dłużej niż transakcja. Ktoś, kto kupił cztery lata temu, może być w przyszłym roku najlepszym leadem.
• Terminy są długie i przez większość czasu uśpione. Kupujący, który nie jest gotowy dziś, może być gotowy za osiem miesięcy — a wygrywa firma, która przez ten czas pozostała obecna.

Wciśnij to w zwykły lejek, a skończy się obejściami: pola niestandardowe z wymaganiami zapisanymi wolnym tekstem, szanse sprzedaży zdublowane dla każdej oferty i baza danych, z której nie da się zrobić żadnego raportu.

Co naprawdę odwzorowuje CRM dla nieruchomości

Nieruchomości jako pełnoprawne rekordy: status, historia ceny, zdjęcia i filmy, dokumenty, właściciel, prezentacje, propozycje i to, na których portalach są opublikowane.

Wymagania jako uporządkowane dane, które da się dopasowywać — a nie notatka „chce coś blisko centrum, około 800 tys., musi być miejsce parkingowe”. Uporządkowane wymagania można automatycznie dopasowywać do nowych ofert. Wolnego tekstu nie.

Relacje między ludźmi a nieruchomościami: zainteresowany, obejrzał, złożył propozycję, był właścicielem, obecnie wynajmuje.

Aktywności, które w tej branży coś znaczą: umówione i odbyte prezentacje, propozycje i kontrpropozycje, wyceny, podpisane dokumenty.

Agentów — z widocznym przypisaniem, obciążeniem i wynikami.

Funkcje, które się bronią

Automatyczne dopasowywanie. Nowa oferta trafia do systemu, a on wskazuje każdego kupującego, którego wymagania do niej pasują, i powiadamia właściwego agenta — albo bezpośrednio kupującego. To funkcja, która najpewniej zwraca koszt całego systemu.

Przyjmowanie leadów z wielu źródeł. Portale, strona, telefon, reklamy i wizyty w biurze w jednej kolejce, bez duplikatów. Więcej w artykule o automatyzacji obsługi leadów.

Zarządzanie prezentacjami. Umawianie, potwierdzenia, przypomnienia i zbieranie opinii po prezentacji. Opinie to część, którą wszyscy pomijają — a właśnie jej chcą sprzedający.

Obsługa dokumentów. Umowy, dokumenty tożsamości i dokumenty wymagane przepisami przypięte do właściwego rekordu, z datą ważności tam, gdzie ma to znaczenie.

Publikacja na portalach. Aktualizujesz raz, publikujesz wszędzie. Osobne prowadzenie ogłoszeń w każdym kanale to gwarantowane źródło niespójności.

Raporty, które odzwierciedlają biznes: od źródła przez zapytanie, prezentację i propozycję do finalizacji — żeby wydatki na marketing oceniać po transakcjach, a nie po kliknięciach.

Kupić czy zbudować?

Najpierw kup. Na większości rynków są dobre produkty i jeśli któryś pasuje do tego, jak pracujesz, to zdecydowanie tańsza odpowiedź.

Budowa zaczyna mieć sens, gdy:

• prowadzisz sprzedaż i najem z naprawdę różnymi procesami;
• jesteś deweloperem sprzedającym własne inwestycje, gdzie „oferty” zachowują się inaczej;
• masz strukturę wielu oddziałów albo franczyzy ze złożonymi zasadami prowizji;
• CRM musi być częścią większego systemu, który już działa;
• dwa razy już kupowano gotowy system i za każdym razem trzeba go było obchodzić.

Często najlepsza jest droga środkowa: zostaw produkt, który zespół zna, i zbuduj wokół niego automatyzację i integracje, zamiast go wymieniać.

Realistyczny pierwszy krok

Zanim cokolwiek wybierzesz, prześledź jednego leada od początku do końca w swojej firmie. Zapisz każdy system, którego dotyka, każdą wiadomość, każde przepisywane pole i każde miejsce, w którym czeka.

Większość biur odkrywa, że największym problemem wcale nie jest CRM — tylko to, że zapytania przychodzą w cztery miejsca, a za czas odpowiedzi nikt nie odpowiada. To da się naprawić w kilka tygodni i zwykle jest warte więcej niż nowy system.

Jeśli chcesz pomocy w zmapowaniu tego, tak zaczyna się nasza praca przy technologii dla nieruchomości.