Jak znaleźć procesy do automatyzacji we własnej firmie

Najtrudniejsze w automatyzacji nie jest jej budowanie. Najtrudniejsze jest zauważenie, co zbudować, bo najlepsi kandydaci są niewidoczni — są częścią pracy tak długo, że nikt nie traktuje ich jako pracy.

Oto pięć technik, które niezawodnie je wydobywają.

1. Prześledź jedną sprawę od początku do końca

Wybierz jedną jednostkę pracy — jedno zamówienie, jedno zapytanie, jednego nowego klienta — i prześledź ją przez całą firmę. Posiedź przy każdej osobie, do której trafia. Zapisuj każdy system, którego dotyka, każdą wysłaną wiadomość i każdy moment, w którym ktoś przepisuje informacje.

Zwykle znajdziesz:

• te same dane wpisywane dwa albo trzy razy;
• kroki, które istnieją z powodu ograniczenia systemu usuniętego lata temu;
• akceptacje, o które nikt nie pamięta, że prosił;
• przekazanie, które działa tylko dlatego, że dwie osoby siedzą obok siebie.

Godzina takiej obserwacji wygrywa z dniem warsztatów, bo widzisz, co się dzieje, a nie słyszysz, co powinno się dziać.

2. Audyt kopiuj-wklej

Poproś wszystkich, żeby przez tydzień notowali każdy moment, w którym kopiują informacje z jednego miejsca do drugiego. Wystarczy kreska na kartce.

Kopiuj-wklej to najczystszy sygnał brakującej integracji. Każdy taki przypadek to dane, które istnieją w jednym systemie i są potrzebne w drugim, a łącznikiem jest człowiek. To zadanie dla integracji — i zwykle tańsze do naprawienia, niż ludzie się spodziewają.

3. Test urlopowy

Zapytaj: co przestaje działać, gdy konkretna osoba jest nieobecna?

Jeśli odpowiedź brzmi „fakturowanie”, „przekazywanie zamówień do magazynu” albo „sprawdzanie wspólnej skrzynki”, masz jednocześnie kandydata do automatyzacji i prawdziwe ryzyko biznesowe. Procesy, które zależą od pamięci jednej osoby, najbardziej warto spisać.

4. Dziennik wyjątków

Przez dwa tygodnie zapisuj każdą sytuację, w której ktoś mówi „to dziwne” albo musi coś zrobić od nowa. Notuj, co się stało i ile zajęła poprawka.

Tak znajdziesz błędy, które stały się normą — te, których nikt nie zgłasza, bo są rutyną. Często to najmocniejszy argument finansowy za automatyzacją, bo wszyscy przestali je liczyć.

5. Idź za raportami

Każdy cykliczny raport to proces. Zapytaj, kto go przygotowuje, jak i ile to trwa.

Typowa odpowiedź: eksport z dwóch systemów, wklejenie do arkusza i ręczne poprawianie formatowania. To kilka godzin miesięcznie na coś, co jest trochę nieaktualne, zanim ktoś to przeczyta.

Raporty to też dobry pierwszy projekt z politycznego punktu widzenia: bardzo widoczne, mało ryzykowne, a wynik za każdym razem jest identyczny.

Gdzie szukać najpierw — według działów

• Sprzedaż: przyjmowanie leadów, przypisywanie, przypomnienia o kontakcie, generowanie ofert, wprowadzanie danych do CRM-u.
• Operacje: obsługa zamówień, planowanie, aktualizacje statusów, sprawdzanie stanów, komunikacja z dostawcami.
• Finanse: wystawianie faktur, dopasowywanie płatności, windykacja, rozliczanie wydatków.
• Obsługa klienta: kierowanie zgłoszeń, gotowe odpowiedzi, powiadomienia o statusie, eskalacja.
• HR: checklisty wdrożeniowe, zbieranie dokumentów, wnioski urlopowe.
• Marketing: raporty, synchronizacja list, przygotowanie kampanii, publikacja.

Co zapisać przy każdym kandydacie

Zanim pójdziesz z czymkolwiek do wykonawcy — do nas czy do kogokolwiek innego — zanotuj:

• co uruchamia proces;
• kolejne kroki i kto wykonuje każdy z nich;
• systemy, których dotyczy;
• mniej więcej ile trwa każdy krok;
• jak często proces się dzieje;
• co idzie nie tak i jak często;
• co się dziś dzieje, gdy coś pójdzie nie tak.

Ten ostatni punkt ma większe znaczenie, niż się wydaje. Każda automatyzacja musi obsłużyć awarię, a obecna ludzka reakcja na awarię jest jej specyfikacją.

Pułapka, której należy unikać

Najentuzjastyczniej zgłaszany kandydat to często ten najbardziej złożony — ciekawy problem, coś, co zrobiłoby wrażenie. Zacznij zamiast tego od nudnego, częstego i stabilnego procesu. Skończy się szybciej, będzie działał niezawodniej i zdobędzie Ci w firmie wiarygodność, żeby zabrać się za ten ciekawy.

Jeśli wolisz, żeby ktoś przeprowadził to ćwiczenie razem z Tobą — tak właśnie zaczynają się nasze projekty automatyzacji, a mapa zostaje u Ciebie niezależnie od tego, czy cokolwiek zbudujemy.