Które procesy w firmie zautomatyzować najpierw?

Pierwszy projekt automatyzacji nadaje ton wszystkim kolejnym. Dobry wybór daje budżet na następne pięć. Zły wybór sprawia, że automatyzacja staje się „tym, czego kiedyś próbowaliśmy”.

Oto metoda oceny, której używamy.

Oceń każdego kandydata w czterech wymiarach

Częstotliwość (jak często). Codziennie — świetnie. Co tydzień — dobrze. Co miesiąc — rzadko się opłaca, chyba że zadanie jest bardzo długie.

Czas trwania (ile za każdym razem). Wlicz koszt przełączania się — te dwie minuty na znalezienie właściwej zakładki i przypomnienie sobie, na czym się skończyło.

Stabilność (jak często zmieniają się zasady). Proces, który w zeszłym roku zmienił się dwa razy, to dobry kandydat. Taki, który zmienia się co miesiąc, nie jest; będziesz więcej utrzymywać automatyzację, niż z niej korzystać.

Koszt błędu (co się dzieje, gdy coś pójdzie źle). Literówka w wewnętrznej notatce nic nie kosztuje. Literówka w adresie dostawy klienta kosztuje przesyłkę, telefon i trochę dobrej woli.

Pomnóż częstotliwość przez czas trwania, żeby dostać oszczędność czasu. Zważ ją stabilnością. Dodaj koszt błędu. Uszereguj.

Zwycięzcą zwykle nie jest proces, który najbardziej wszystkich irytuje. Jest nim mały, nudny, częsty proces, na który nikt nie narzeka, bo wszyscy przestali go zauważać.

Typowi zwycięzcy

Zapytania trafiające do CRM-u. Formularz na stronie do CRM-u, bez duplikatów, z przypisaniem i potwierdzeniem. Duża częstotliwość, wysoki koszt błędu, pełna stabilność. To najczęstszy pierwszy projekt, jaki realizujemy, i ten, który najpewniej się zwraca.

Od zamówienia przez realizację do księgowości. Dla każdego, kto sprzedaje towary fizyczne, ścieżka danych ze sklepu do magazynu i do księgowości jest powtarzalna, ma dużą skalę i błędy są w niej drogie.

Cykliczne raporty. Ktoś w każdy poniedziałek rano eksportuje trzy pliki i wkleja je do szablonu. To zwykle od dwóch do czterech godzin tygodniowo, a wersja zautomatyzowana jest dokładniejsza.

Generowanie dokumentów. Oferty, umowy i faktury składane z istniejących danych. Szybkie do zbudowania, od razu widoczne i usuwające całą kategorię wstydliwych pomyłek.

Checklisty wdrożeniowe. Nowy klient albo nowy pracownik uruchamia zestaw zadań, kont i maili. Stabilne, łatwe do zapomnienia i drogie, gdy któryś krok zostanie pominięty.

Sekwencje przypomnień. Przy tym leadzie/ofercie/fakturze nic się nie wydarzyło od N dni — zrób coś. Tanie do zbudowania i nieproporcjonalnie cenne, bo alternatywą jest ludzka pamięć.

Typowi przegrani

Wszystko, co wymaga prawdziwej oceny. Jeśli człowiek waży kilka czynników i decyduje, automatyzacja w najlepszym razie zastąpi mechanikę. Uczciwie określ, którą część faktycznie usuwasz.

Rzadkie, złożone procesy. Roczne raportowanie. Renegocjacja umów. Stosunek nakładu do korzyści jest fatalny, a zasady do przyszłego roku i tak się zmienią.

Procesy, których nikt nie umie opisać. Jeśli trzy osoby opisują go na trzy sposoby, to jeszcze nie jest proces. Najpierw go zmapuj — często już samo to jest poprawą.

Procesy tuż przed wymianą. Automatyzowanie wokół systemu, który i tak planujesz zmienić, to pieniądze wyrzucone w błoto.

Wszystko, gdzie prawdziwym problemem jest decyzja, której nikt nie podjął. Dwa zespoły robiące tę samą pracę na różne sposoby nie potrzebują automatyzacji. Potrzebują kogoś, kto zdecyduje.

Poprowadź dwutygodniowy dzienniczek

Zanim cokolwiek zaplanujesz, poproś trzy lub cztery osoby, żeby przez dwa tygodnie notowały każde zadanie, które wykonują więcej niż dwa razy, z orientacyjnym czasem. Zajmuje im to kilka minut dziennie i wygrywa z każdymi warsztatami.

Dzieją się dwie rzeczy. Dostajesz prawdziwą inwentaryzację zamiast wrażeń. A ludzie sami wskazują kandydatów, co ma większe znaczenie, niż powinno — automatyzacja narzucona zespołowi spotyka się z oporem, a ta, o którą ludzie sami prosili, zostaje przyjęta.

Ustal punkt odniesienia przed budową

Czas na sprawę, liczba spraw tygodniowo, odsetek błędów, czas realizacji. Cokolwiek posłuży do oceny sukcesu. Bez tego będzie się dyskutować, czy to pomogło, a sceptycy wygrają walkowerem.

Zrób jedną rzecz porządnie

Po udanym pierwszym projekcie kusi, żeby zautomatyzować pięć rzeczy naraz. Nie ulegaj temu. Każda automatyzacja to coś do utrzymania, monitorowania i rozumienia. Niewielka liczba niezawodnych automatyzacji wygrywa z plątaniną tych, które działają w połowie — a to niezawodność zdobywa kolejny projekt wewnątrz firmy.

Jeśli chcesz pomocy w uszeregowaniu kandydatów, to pierwsza rzecz, którą robimy w ramach współpracy przy automatyzacji. Często samo rozpoznanie jest warte więcej niż budowa.